El reto de controlar los costos y mejorar las ganancias
Los propietarios de restaurantes, cafeterías y bares, incluyendo aquellos que los tienen dentro de hoteles, empresas y fábricas, tienen enormes retos en el control de los costos, los márgenes y las ganancias operativas.
Saben que no siempre más ventas es más ganancias. Saben que si impulsan productos en el menú que no son rentables, podrían aumentar las ventas pero no las ganancias.
Estos empresarios saben que las fallas en el control de inventarios, compras y costos unitarios podrían llevar a tener un negocio exitoso en ventas pero con ganancias ridículas.
El control de los costos unitarios de fabricación de un producto, de cualquier tipo, siempre es uno de los mayores retos en todas las industrias y, muy especialmente, en el área de los alimentos.
La solución es implementar sistemas de control efectivos
El empresario que desea continuar creciendo con sus negocios de restaurantes, cafeterías y bares, debe hacer lo mismo que hacen los grandes industriales.
Debe controlar rigurosa, sistemática y metódicamente los siguientes factores que impactan en las ganancias:
- La venta neta y el tiquete promedio.
- Las compras de cada materia prima y la rotación de inventarios.
- El costo de la nómina con cargas y prestaciones, calculada sobre las ventas y sobre la cantidad de productos fabricados.
- Los costos operativos, mediante un riguroso y efectivo presupuesto individual por negocio.
- La ganancia operativa individual de cada negocio (restaurante, bar o cafetería), pero también la ganancia de cada categoría dentro del negocio: alimentos, bebidas, servicios, eventos, etcétera.
Cuanto más precisos y efectivos sean los controles, mayores serán las utilidades. Los sistemas y procesos no tienen por qué representar grandes inversiones, simplemente deben ser prácticos, simples y eficaces.
Mi experiencia como consultor experto en el tema
Mi experiencia como consultor de empresas, desde mayo del 1983, me ha permitido atender a cientos de empresarios en las más diversas actividades económicas. Lo he venido haciendo en varios países de la región.
Al menos la mitad de mis clientes de consultoría han sido en el área de alimentos y bebidas, plantas agroindustriales, empacadoras de vegetales, procesamiento de pescados y mariscos, frutas, hortalizas, vegetales y verduras. Alrededor de cien han sido restaurantes, cafeterías, bares y hoteles.
Mi trabajo como consultor experto en finanzas, contabilidad, auditoría y costos industriales ha sido ayudar al empresario a mejorar las ganancias de sus negocios, mediante la implementación de una serie de mecanismos, procedimientos prácticos, controles efectivos, herramientas y métricas.
¿Cuánto pueden mejorar las ganancias implementando procesos de control de costos?
Los propietarios de restaurantes tienen enormes dificultades para controlar los costos de las compras, inventarios, nóminas y, en general, para medir y mejorar la rentabilidad de cada uno de sus restaurantes.
El reto es mayor si el empresario tiene un Centro de Producción o Planta de Proceso, en donde maquila algunas de las materias primas.
Esa unidad de negocios debería dar cero ganancias, excepto que venda a las franquicias o sociedades operativas. La consultoría incluye montar controles también para ese proceso de maquila y para el costeo de las entregas.
La consultoría, que está dirigida a industriales de todo tipo y a dueños de restaurantes, cafeterías y bares, tiene un solo objetivo:
“Mejorar las ganancias operativas individuales de cada unidad de negocio,
al menos un 5%.”
Un 5% es mucho dinero. Por ejemplo, para un local que venda cien mil dólares mensuales esa mejora representaría sesenta mil dólares anuales.
Esto es posible lograrlo con la implementación de los controles, disciplinas y procesos que recomendamos, especialmente en empresas que:
- No tienen controles cruzados en abastecimiento, compras y negociación con proveedores.
- No tienen un efectivo y seguro sistema de control de inventario y de rotación de materias.
- No tienen hojas de costeo confiables para cada uno de los productos en el menú. Todavía hay empresarios que confían en los costos que entrega el chef, cocineros o jefes de producción. Ellos no pueden ser “juez y parte” en el proceso.
- No tienen un control riguroso de los costos de nómina, planilla, cargas sociales y prestaciones legales. Esto incluye manejo de horarios, asistencia, horas extras, tiempos dobles, rendimientos, capacidad instalada, tiempos muertos, tiempos de descanso, carga de las jornadas.
- No tienen un presupuesto riguroso para monitorear los costos fijos de cada negocio.
- No saben cuánta realmente es la ganancia operativa de cada uno de los puntos de venta o locales que tienen.
- No tienen métricas precisas para medir y comparar los resultados entre locales.
¿Cómo funciona el proceso de consultoría?
El proceso es rápido, preciso, simple y efectivo. La consultoría está orientada a resultados, más que a procesos. El empresario desea más ganancias, no más burocracia, ni sistemas complicados y engorrosos.
Por supuesto, se espera que el empresario tenga personal apto para participar en el proceso. Y si no lo tiene, que esté dispuesto a contratarlo. Hablamos de un administrador, un buen chef o cocinero, un bodeguero, un encargado de compras, etc.
Paso 1 Analizamos la rentabilidad individual de cada uno de los restaurantes.
Paso 2 Obtendremos y definiremos las siguientes métricas:
- Venta Neta.
- Tiquete Promedio.
- Costo de las Compras.
- Rotación de Inventarios.
- Costo de la nómina con cargas sociales y prestaciones sobre Venta Neta.
- El Presupuesto mensual de Costos Operativos por local.
Paso 3 Revisaremos la eficiencia y posibilidades no usadas del programa Punto de Venta.
Paso 4 Revisaremos los sistemas que están utilizando para controlar inventarios y compras.
Paso 5 Revisaremos los modelos de costeo de recetas y bebidas.
Paso 6 Pasaremos al proceso de implantar mejoras en las áreas en donde se requieran:
- Maximizar el aprovechamiento del sistema de punto de venta.
- Implementar reportes diarios y semanales para monitorear el tiquete promedio.
- Hojas de costeo renovadas para automatizar el costo de materias primas y el costo unitario de cada producto del menú.
- Controles de compras, negociación de precios con proveedores, abastecimientos, almacenamiento, traslados, inventarios selectivos y rotación de inventarios.
- Control del costo y rendimiento de la planilla, nómina, cargas sociales y prestaciones.
Paso 7 Proyectaremos los Resultados Financieros de los próximos 12 meses.
Durante el proceso podrían surgir otras áreas que requieran mejoras. Por ejemplo:
- El empresario necesita entrenar a su equipo de trabajo en el uso de las nuevas herramientas.
- El empresario necesita cambiar su equipo de trabajo.
- El empresario no tiene un área contable capaz de procesar y entregar la información necesaria.
- El empresario no cuenta con información confiable, útil y oportuna para tomar decisiones y controlar su empresa.
- El empresario necesita delegar para seguir creciendo y disfrutar de más tiempo libre, pero no tiene mecanismos para determinar qué delega y cómo controla.
¿Para cuáles empresarios es importante y necesario dar el paso?
Este servicio de consultoría es tremendamente útil para empresarios que:
- Tienen problemas para controlar las ganancias de sus restaurantes, cafeterías y bares.
- No están satisfechos con las ganancias que están obteniendo de cada uno de sus negocios.
- Para quienes no saben realmente cuánto ganan en cada negocio.
- Para quienes conocen las ventas y las ganancias del grupo, pero no las ganancias individuales de cada negocio.
- Para quienes quieren expandir sus negocios mediante el formato de sucursales, sociedades operativas o franquicias.
- Para aquellos empresarios que aún deben atender personalmente sus negocios para mantenerlos operando eficientemente y que saben que ya es hora de empezar a delegar sin perder el control y sin poner en riesgo lo que han construido.
- Para los empresarios que desean llevar sus negocios en un proceso de crecimiento rentable y sostenido.
¿Cómo puede el empresario iniciar el proceso que impacte en las ganancias ahora?
Con las mismas ventas actuales el empresario puede mejorar las ganancias al implementar mejores controles en cada uno de los procesos mencionados.
Sesenta mil dólares al año de ganancias adicionales sería el resultado mínimo deseado para un local que venda cien mil dólares mensuales. No es difícil si el empresario está dispuesto a invertir en el proceso y a hacer todo lo que sea necesario.
Los beneficios son enormes, no son solo más ganancias, sino más libertad, nuevas posibilidades de crecer, de expandirse a otras regiones e incluso de crear franquicias o sociedades operativas.
Si tiene una cadena de restaurantes, cafeterías o bares podríamos tener una cita para evacuar dudas y consultas sobre cómo podríamos, en pocas semanas, lograr grandes cambios y mejoras en los controles y en las ganancias de su empresa.
Complete el formulario que está en la siguiente página, porque así nos pondremos en contacto cuánto antes.
Formulario de contacto, Consultoría
El siguiente artículo contiene material valioso que complementa lo presentado en este, recomendamos su lectura: 5 Estrategias para Aumentar las Ganancias en tu Empresa.
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