DIAGNÓSTICO FINANCIERO

Servicio de Consultoría Financiera y Gerencial

Análisis y Diagnóstico de la información financiera para saber si la empresa está sana financieramente, si es rentable y si está creando riqueza.

¿De qué depende el éxito en el mundo de los negocios?

El éxito en los negocios (y en la vida) depende de cinco elementos:

De la gente que te acompaña en el proceso de toma de decisiones.
De la calidad de la información que utilizas para tomar decisiones.
De la forma en que tomas decisiones.
De la forma en que implementas las decisiones que tomes.
De la forma en que controlas los resultados de tus decisiones.

¿Sabes si tu empresa está sana financieramente? ¿Sabes si tus negocios tienen verdadero potencial de ganancias? ¿Sabes ti tu empresa está generando riqueza?

Para alcanzar el éxito empresarial y para llevar tus empresas al siguiente nivel de crecimiento necesitas saber:

Saber si tu empresa está sana financieramente.
Saber si cada uno de tus negocios (sucursales, categorías, agencias, etc.) son verdaderamente rentables.
Saber si el margen de contribución y el nivel de ventas que produce generan la ganancia necesaria para continuar creciendo.
Saber cómo se está administrando el dinero, de dónde obtiene recursos la empresa y en qué se están invirtiendo las ganancias que se convierten en flujo de caja.
Saber si la empresa está aumentando de valor, si su Patrimonio crecer y si está realmente creando riqueza.

Muchos empresarios reciben información financiera de muy mala calidad para apoyar los procesos de toma de decisiones y control gerencial. Sucede en negocios pequeños y medianos, pero también en medianas y grandes empresas.

Es lamentable porque el éxito en los negocios depende de la forma en que tomas tus decisiones y de la forma en que controlas los resultados deseados. Todo empresario sabe que, para tomar buenas decisiones, necesita información confiable, útil y oportuna.

No saben dónde están las ganancias que produce la empresa

Este es un caso real. Hace un par de años, una empresaria brillante, contrató conmigo un Diagnóstico Financiero. En la primera cita me comentó, angustiada, lo siguiente:

«Don Enrique, no entiendo, esta gente (los contadores) me dicen que el año pasado nos ganamos trescientos mil dólares; pero yo no veo ese dinero, no he podido retirar utilidades y hoy debemos a los proveedores y a los bancos más dinero que el año anterior.»

Lo decía como molestia y con frustración. No confiaba en la información financiera. Los últimos estados financieros que tenían eran de hace cinco meses. !!!

Lo que más sorprende de esta anécdota, es que su empresa no es una pequeña artesanía en el garaje de su casa. Es una empresa que vende diez millones de dólares al año, mas del ochenta por ciento de sus ventas son al Gobierno mediante licitaciones publicas y da empleo a mas de trescientos personas.

Peor aún, hace un año adquirió un préstamo por un millón de dólares para construir su propio edificio con una cuota de quince mil dólares mensuales.

¿Por qué es necesario este servicio?

Recomiendo un Diagnóstico Financiero para entender qué es lo que pasa exactamente en tu empresa, para determinar si tu departamento financiero y contable está formado por gente capaz y competente. Necesitas saber si puedes confiar en la información financiera que recibes. Debes, con urgencia, determinar si tu empresa está realmente sana financieramente, si sigue siendo rentable y en dónde está el dinero.

Debes determinar en dónde están realmente los problemas que percibes de tu negocio. Si provienen del interior de la empresa, resolverlos inmediatamente. Si son del entorno económico en tu país o en tu sector, determinar de qué manera los enfrentas o modificas tus negocios para adaptarte a los cambios.»

Muchos de quienes contratan este servicio, lo hacen porque “sienten” que la empresa no está marchando bien financieramente, porque la información que reciben es escasa, ocasional, muy atrasada o de muy baja calidad. También porque «sienten» que ahora el dinero no alcanza para cumplir con todas las obligaciones: proveedores, gastos fijos, bancos, impuestos, etcétera.

La segunda clave del éxito en las empresas

En mi libro «Las Huellas del Emprendedor» presento, la que considero, es la segunda clave del éxito. Me refiero a «tomar decisiones oportunas y acertadas»:

El éxito o el fracaso en los negocios, depende de cinco elementos. El primero, la forma en que tomamos decisiones. La segunda, la información que utilizamos para tomar decisiones. La tercera, la gente que nos acompaña en el proceso de toma de decisiones. La cuarta, la forma en que ejecutamos las decisiones que tomamos. Y la quinta, la forma en que controlamos los resultados de esas decisiones.

Como consultor de empresas no me dejo de sorprender al ver empresarios construir empresas con trescientos, cuatrocientos o más trabajadores, con ventas millonarias, con negocios muy complejos … y no tienen ni siquiera Estados Financieros confiables cada mes.

Incluso, me ha dado vergüenza ajena, ver la pésima calidad de la información financiera que muchos contadores y financieros entregan a los empresarios, incluso con atrasos de tres meses o más.

Es impresionante. Ni siquiera se inmutan cuando les hago ver que su misión mas importante, como Contadores y como Financieros, es entregar información financiera útil y confiable.

Cuando las cosas van bien… no hay problema?

Cuando las cosas van bien se pagan las cuentas al día y hay dinero para seguir invirtiendo, el empresario está tranquilo y siente que no necesita información financiera.

Pero… cuando el dinero empieza a faltar, las cuentas con los proveedores no alcanzan, empieza a pedir línea de crédito para financiar faltantes y ya no hay tanta disponibilidad para invertir, es ahí donde el empresario dice: «¿Qué es lo que está pasando? No estoy viendo el dinero.»

He llegado a esas empresas en crisis, muchas de ellas en pleno crecimiento, y lo primero que hago es un análisis profundo de los Estados Financieros. Pero… ¡sorpresa!, me encuentro lo siguiente:

Las contabilidades están atrasadas.
Los datos de los balances que tienen no son confiables.
Tienen varios juegos de Estados Financieros, y no saben cuáles son reales.
Los contadores no han entregado Estados Financieros desde hace varios meses.
Los empresarios no reciben información sobre el Flujo del Dinero.
Los profesionales a cargo de la contabilidad no están debidamente calificados.
Los sistemas de cómputo no funcionan, dan problemas o no se utilizan a un 100% de sus posibilidades.
El empresario sigue tomando decisiones sobre la base de la intuición, con datos aislados.

¿Por qué sucede esto?

Porque la mayoría de los empresarios no son financieros, delegan la contabilidad y las finanzas, y está muy bien que lo hagan, pero confían en que los profesionales posean los conocimientos y la pericia para realizar su trabajo. El empresario dice: «es que se supone que debe saber hacerlo».
Se debe también a que el empresario está obligado a dedicar sus mayores esfuerzos y tiempo a las operaciones, negociación con proveedores, con clientes, contratación de personal clave, búsqueda de oportunidades.
Eso hace que el tiempo vaya pasando, la gente va a su ritmo y los encargados no tienen clara su misión, seguirán pasando los meses sin que entreguen Estados Financieros y otra información valiosa al empresario.

Las consecuencias

Un empresario que decide, con mala información, correr el riesgo de tomar malas de decisiones que afectarán a la empresa a mediano y largo plazo, podría provocar por ejemplo:

Realizar inversiones que tienen una recuperación lenta o que llegan a producir pérdidas.
Invertir en tierras, instalaciones y maquinaria que la empresa no está en capacidad de pagar.
Incrementar las deudas con los proveedores para financiar el crecimiento en las cuentas por cobrar y en los inventarios, que quizás se están manejando mal.
Adquirir líneas de crédito a corto plazo con los bancos para financiar faltantes «temporales» en los flujos de caja.
No detectar a tiempo caídas en las rentabilidad de los productos que vende la empresa o áreas de negocio que están siendo subvencionados por otros.
Adquirir deudas con los bancos para refundir deudas o comprar propiedades sin saber realmente si la empresa tiene capacidad de pagarlas.
Seguir permitiendo el crecimiento en los gastos fijos, perdiendo posibilidades de mejorar las ganancias.

¿Qué información deben recibir los empresarios cada mes?

Información Semanal

En realidad recomiendo que el empresario reciba también información semanal, no solamente los Estados Financieros. Por ejemplo, la siguiente información es de gran utilidad:

Cédula de Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Cobrar.
Cédula de Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Pagar.
Flujo de Caja Semanal que detalle los saldos de los bancos, las fuentes de ingresos y el destino que se dio a los fondos disponibles.
Métricas de ventas para medir el desempeño y las metas logradas.
Análisis de revisiones de costos, realizadas aleatoriamente a algunos productos.
Reporte del resultado de los inventarios selectivos.

Información Mensual

En cuanto a los Estados Financieros, los siguientes son los más básicos y fundamentales, por supuesto deben ser confiables y útiles. Sobra decir que deben ser entregados en los primeros días de cada mes, recomiendo entre el día 5 y el día 10, si es antes, mejor.

Balance de Situación Financiera.
Estado de Resultados de la empresa.
Estado de Resultados por centro de utilidad.
Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
Anexos a todas las partidas mostradas en cada uno de los balances.
Una herramienta que tabule las razones financieras y las métricas.

¿Qué encuentra el empresario en los Estados Financieros?

La información financiera es el termómetro que marca el éxito de una empresa, habla sobre su salud financiera, sobre la rentabilidad y sobre si genera riqueza.

Equivale a esa cantidad de exámenes de laboratorio que nos pide el médico cuando llegamos a consulta. Nunca podría confiar en un médico que proponga un tratamiento solo por los síntomas que le mencionamos. Creemos en él y en su diagnóstico después de que haya analizado con debida atención cada unos de los exámenes de laboratorio y nos haya chequeado físicamente a conciencia.

Así deben ser los Estados Financieros para el empresa, información de calidad sobre el estado de salud de la compañía, para poder tomar decisiones acertadas, verificar si se están logrando los resultados deseados y aplicar medidas correctivas (tratamiento) que resuelvan el verdadero problema.

En resumen, los Estados Financieros le dicen al empresario lo siguiente:

Si la empresa está sana financieramente, con capacidad para hacerle frente a sus obligaciones y seguir creciendo.
Si la empresa genera las ganancias que debe generar de acuerdo con el volumen de ventas, los márgenes de ganancia, los costos fijos y el giro del negocio.
Qué se hace con el dinero, cuáles son las diferentes fuentes de ingresos y cómo se están utilizando esos fondos dentro de la operación.

¿Cuál es mi rol como consultor financiero?

Mi rol como experto en finanzas para empresas y experto en análisis financiero, está enfocado en interpretar y analizar las cifras que muestran los Estados Financieros y opinar sobre lo que logre encontrar en ellos.

Específicamente busco:

Analizar la consistencia, credibilidad y confianza que merecen los Estados Financieros que recibe el empresario.
Determinar, sobre la base de la información contenida en los balances, si los procesos y sistemas para registrar las transacciones financieras son eficientes.
Percibir si la gente que está a cargo de los registros contables y la elaboración de Estados Financieros son personas competentes y calificadas para realizar esas labores.
Analizar la calidad de la información comparada para dos fechas a elección del cliente.
Interpretar los datos presentados en cada uno de los Estados Financieros, extraer las razones financieras y las métricas más relevantes para evaluar el desempeño financiero de la empresa, para saber si está sana, si es rentable y si está generando riqueza.
Crear una herramienta práctica que muestre los Factores Claves de Éxito y le asigne una calificación ponderada a la empresa que indique si ha mejorado con respecto al periodo anterior.

La solución al problema:

El empresario debe exigir a su departamento contable que le entregue información, útil, oportuna y confiable para controlar los resultados de sus negocios y para toma decisiones acertadas.

La solución empieza con la toma de conciencia por parte del empresario de la necesidad, urgencia e importancia que tiene para él, y para la empresa, que cada mes su Departamento Contable le entregue Estados Financieros antes del día 10 y que la información sea de calidad, precisa, confiable y útil.

Estas serían las 4 decisiones que recomiendo a los empresarios que sean tomadas inmediatamente:

Establecer una fecha límite para tener una Reunión Mensual de Estados Financieros. En esa reunión el Contador General o el Gerente Financiero deberán presentar y explicar los estados financieros del mes pasado con sus notas, indicadores, cuadros resumen y gráficas estadísticas.
Contratar un Consultor Financiero externo, cada tres meses, para que analice desde una perspectiva completamente objetiva toda la información financiera que recibe el empresario, lo cual aumentará la credibilidad que debería tener el empresario de su departamento financiero-contable. Este es el servicio que ofrezco trimestralmente a mis clientes de consultoría.
Contratar una Auditoría Externa. La Auditoría Externa supervisa la calidad de los registros contables, mide la credibilidad de los Estados Financieros y recomienda procesos de control interno efectivo.
1. Si la empresa factura más de doscientos mil dólares mensuales, contratar una Auditoría Externa cada año.
2. Si la empresa factura más de quinientos mil dólares mensuales, que la Auditoría Externa haga visitas cada tres meses a la empresa.
Asegurarse de que la empresa cuente con todas las herramientas necesarias para mantener una contabilidad completamente al día con todos los controles financieros y operativos necesarios para tener el control absoluta de lo que sucede en la empresa.

¿Por qué contratar a un consultor externo para el análisis?

Existen muchos motivos por los cuales los encargados del Departamento Contable y Financiero pudieran sesgar la información financiera:

Primero, simplemente baja calidad de los registros contables y poca experiencia en la generación de información financiera con altos niveles de exigencia.
Los funcionarios no quieren cuestionar la capacidad que tiene el empresario y los gerentes para llevar la empresa.
No contar con capacidades y herramientas analíticas. Las carreras universitarias son muy débiles en desarrollar estas destrezas.
Un contador no es un analista financiero.
Los auditores externos tampoco son analistas financieros.
El contador desea proteger a su jefe directo, que quizás sea el Gerente Financiero o el Gerente General, cuando este no es socio de la empresa.
Muchas veces ellos mismos han hecho incurrir al empresario en decisiones erróneas y no quieren ponerse en evidencia.

Lo peor que le puede pasar al empresario, es creer que las personas que tiene a cargo de su Departamento Contable y Financiero, son personas calificadas cuando no lo son.

Lo anterior es lamentable, porque muchas veces el empresario se entera de que no eran personas calificadas y que la empresas estaba enferma cuando ya es demasiado tarde.

Esa es la razón más importante para que el empresario busque una opinión externa. ¿Acaso cuando tienes un problema cardíaco te pones en manos de un médico general? Buscas a un especialista. ¿Y si el diagnóstico es lamentable, no es cierto que buscas una segunda y hasta una tercera opinión? Por supuesto que sí. Esa es mi labor como experto en análisis financiero de empresas, ofrecer esta opinión objetiva y externa sobre la verdadera situación de la empresa.

¿Qué me califica para ofrecer mis servicios de consultor financiero?

Mencionaré solo cinco razones:

Inicié mi carrera en el año 1983, siempre fui un profesional independiente. Durante 10 años tuve un Despacho de Contadores. A mis 30 años lo convertí en una empresa de Outsourcing Contable y Financiero, que también ofrecía auditorías, contralorías y asesorías contables y financieras.
En el año 2003 me especialicé en Reingeniería Financiera, asesorando a empresas con ventas millonarias, en las más diversas actividades económicas.
Como conferencista internacional ofrezco seminarios y talleres de finanzas para empresarios.
Durante todos estos años, casi 400 meses acumulados, he estudiado cientos de Estados Financieros de mis clientes y de otras empresas. También he defendido ante analistas bancarios muy preparados los Estados Financieros presentados por algunos de mis clientes para sustentar créditos millonarios.

Pero lo más importante, soy un convencido de que la información es poder en manos del empresario, pero solo si se sabe usar y si es de calidad.

Pasos que realizamos en el servicio ofrecido

El servicio de ANÁLISIS e INTERPRETACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS, trimestral o semestral, tiene una sola misión:

Entregar al empresario un documento con el análisis de la información financiera de su empresa, con nuestra interpretación y con recomendaciones puntuales para que el empresa conozca la verdadera situación financiera de sus negocios y sobre la base de información que esté en condiciones de tomar que son necesarias para mejorar la posición financiera y la rentabilidad de su empresa.

El servicio es 100% virtual. La información la recibimos y enviamos vía correo electrónico. Durante el proceso coordinamos por medio de correo electrónico y un grupo que creamos especialmente para esto.

Podremos tener algunas conversaciones, cuando sea necesario, vía Skype, FaceTime o WhatsApp. La sesión final para la entrega y presentación del Informe Gerencial se realizará por medio de Zoom en vivo y lo haré personalmente.

Estos son los pasos que daremos cuando el empresario contrate mi servicio de consultoría virtual:

PASO 1.

Inmediatamente que el empresario contrata el servicio, cruzaremos un par de correos para conocer mejor la empresa, quiénes son las personas a cargo de preparar la información financiera, organizar el programa de fechas y plantear la primera solicitud de información. Le daré mi correo personal y mi número de WhatsApp para mantenernos en comunicación directa, personal y privada.

PASO 2.

Si fuera necesario tendremos una o dos conversaciones por Zoom para coordinar detalles y agendas, para entender mejor las operaciones del negocio y para coordinar cualquier detalle que sea necesario.

PASO 3.

Evaluaré y analizaré la información que me envíen el empresario, la devolveré en caso de que sea de baja calidad y le pediré más detalles. Les enviaré cuadros y plantillas para que sean completados por el contador de su empresa. Pediré registros auxiliares más anexos a los estados, modificaciones y mejoras a los Estados Financieros.

PASO 4.

Cuando la información sea de calidad suficiente y aceptable, iniciaré con el proceso de análisis financiero intensivo. Posiblemente pida más información para complementar al análisis. Este proceso tarda unos días, depende de la cantidad de información.

PASO 5.

Terminado el análisis, prepararé el Informe Ejecutivo que resume la información procesada, con gráficos estadísticos, cuadros, tablas con métricas y una matriz de calificación financiera.

PASO 6.

Enviaré el Informe Ejecutivo en su versión PDF.

PASO 7.

La intervención termina con la sesión de consultoría de 2 horas vía Zoom, para presentar personalmente mis observaciones y conclusiones.

¿Qué recibe el empresario con este servicio?

Por supuesto, información financiera procesada profesionalmente, con una interpretación y recomendaciones objetivas y puntuales para mejorar la calificación y el desempeño financiero de la empresa. Este servicio lo doy 100% virtual. Toda la información me llega por correo electrónico y de la misma manera se le hace llega al empresario.

Los tangibles que tendrá el empresario son estos:

Los Estados Financieros dentro de mi herramienta de análisis en un PDF.
Un Resumen Ejecutivo de las métricas y razones financieras en una herramienta que llamo Factores Claves de Éxito, que ofrece una calificación para cada métrica y para la empresa desde el punto de vista del comportamiento financiero.
Un Informe Ejecutivo en PDF con cuadro, gráficas, comentarios, análisis y recomendaciones puntuales sobre las métricas más relevantes encontradas en los tres Estados Financieros.
Tendremos una sesión virtual vía Zoom de dos horas, una semana después de que envíe el informe. Esta sesión servirá para que el empresario consulte y profundice hasta estar completamente satisfecho con el nuevo conocimiento que ahora tendrá sobre su propia empresa.

¿Y si la empresa no tiene Estados Financieros confiables?

Lamentablemente es demasiado común, y no solo en empresas pequeñas. No me deja de sorprender cómo grandes empresas carecen de Estados Financieros al día, confiables y útiles.

Si detecto que la empresa no cuenta con una contabilidad «decente» o que los Estados Financieros no son confiables ni de calidad, este servicio, con el mismo costo, será destinado a trabajar con el Contador General de la empresa, vía Skype, para revisar la información financiera de los últimos dos periodos contables y montar Estados Financieros Gerenciales confiables y útiles para la toma de decisiones y el control gerencial.

El proceso de contratación es muy simple:

Llenar el formulario que he colocado al final de esta página.
Con tus datos entraremos en contacto, tendremos una primera cita para aclarar detalles sobre el servicio y presentar la oferta económica.
Este servicio de consultoría es 100% virtual, por medio de correo electrónico, WhatsApp y sesiones de trabajo por mi cuenta empresarial de Zoom.
La contratación del servicio la pagarás por medio de PayPal o Transferencia Internacional. El valor del servicio es neto, es decir después de descontar cualquier impuesto local, si lo existiera.
La factura comercial será emitida desde la plataforma de PayPal y podrá ser registrada por los contadores como la compra de un servicio internacional.
Después de recibir la confirmación de la reserva, nos reuniremos de nuevo para coordinar el plan de trabajo, crearemos un grupo de WhatsApp para una comunicación más cercana y estableceremos las pautas para comenzar a recibir la información requerida.
Al día siguiente, comenzaré a enviar una secuencia de correos para ir solicitando la información que vamos a necesitar para el estudio.
Quince días hábiles después de haber recibido la totalidad de la información, estaré entregando el Informe Gerencial de Diagnóstico Financiero por medio de correo electrónico en formato PDF
Una semana después de que ustedes reciban el Informe Gerencial, podremos tener nuestra última reunión para presentar por medio de Zoom mis comentarios y recomendaciones.

¿Por qué deberías contratar este servicio de consultoría?

Porque llevo más de 30 años acompañando y asesorando a cientos de empresarios en América Latina, porque el crecimiento de tu empresa es lo más importante y porque ese crecimiento tiene que ser sostenido y rentable.

Enrique Núñez Montenegro, Consultor y Conferencista
www.enriquenunezmontenegro.com